Customer Support Software क्या है?

ग्राहक सहायता सॉफ्टवेयर क्या है? [What is customer support software? in Hindi]

ग्राहक आपके व्यवसाय का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर(Customer Service software) है कि वे कैसे बेहतर ढंग से जुड़े रह सकते हैं और उन्हें आवश्यक सहायता प्राप्त कर सकते हैं। यह विश्वास और संचार लेता है, दो चीजें जो व्यवसायों को ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर(Customer service software) के साथ बनाने में सक्षम हैं। उस विश्वास को बनाने के लिए, संचार(communication) की बहुत सारी खुली लाइनों (Open Line)का होना आवश्यक है। ग्राहकों(Customer) के संपर्क में आने के लिए बहुत सारे डिजिटल साधनों(Digital Tools) के साथ यह मुश्किल है। एक आधुनिक ग्राहक अनुभव प्रदान करना - ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर के संबंध में हम बहुत सारी बातें करते हैं - इसका मतलब है कि ग्राहकों से संपर्क करने के लिए उन सभी संचार चैनलों(Communication Channel) का उपयोग करना होता है। क्या आपने कभी किसी वेबसाइट पर "Get Support" बटन देखा है? शायद एक चैट विंडो जो एक ग्राहक सेवा एजेंट से जुड़ती है? विभिन्न विषयों पर सहायक लेखों(Supporting articles) से भरे कंपनी के ज्ञान के आधार के बारे में कैसे? उन सभी उत्कृष्ट ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर तैनात के उदाहरण हैं। यहां तक ​​कि ग्राहक सेवा से संपर्क करने का क्लासिक तरीका - फोन पर एक प्रतिनिधि से बात करना - ग्राहक सहायता सॉफ़्टवेयर से जुड़ा हुआ है। ग्राहक सहायता सॉफ्टवेयर(Customer support software) वह साधन है जो एक कंपनी डिजिटल युग में अपनी ग्राहक सेवा स्थापित(Customer Service Establish) करने के लिए उपयोग करती है। यह उन्हें पारंपरिक ईमेल समर्थन(Traditional email support) से परे विभिन्न संचार प्रवृत्तियों(Various communication trends) और चैनलों(Channels) के साथ वर्तमान में रहने में सक्षम बनाता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक सेवा प्रबंधन सॉफ्टवेयर (Customer service management software)के लिए कई विकल्प ट्विटर और फेसबुक जैसी सोशल मीडिया साइटों के माध्यम से संवाद(Communicate) करने की क्षमता प्रदान करते हैं। जैसे-जैसे मैसेजिंग चैनल लोकप्रियता में बढ़े हैं, अब ग्राहक सहायता सॉफ़्टवेयर के लिए विकल्प हैं जो फेसबुक मैसेंजर और व्हाट्सएप जैसे ऐप को संभाल सकते हैं।

ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर वास्तव में क्या करता है?[What exactly does customer service software do?]

ग्राहक सेवा सॉफ़्टवेयर(Customer Service Software) व्यवसायों को ग्राहकों से अनुरोधों को ट्रैक करने की अनुमति देता है, जैसे समर्थन पूछताछ या व्यवसाय क्या करता है और कैसे संचालित होता है, से संबंधित प्रश्न। यह व्यवसायों को विशिष्ट उपयोग मामलों के लिए डिज़ाइन किए गए विभिन्न प्रकार के टूल के साथ ग्राहकों के प्रश्नों या समस्याओं को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से हल करने में सक्षम बनाता है।

जब व्यवसाय ग्राहक पूछताछ(Business Customer Inquiries) को ठीक से और तेज़ी से संभालते हैं, तो यह ग्राहक को एक संतोषजनक ग्राहक अनुभव प्रदान करता है और व्यवसाय को समय और धन दोनों बचाता है। आधुनिक ग्राहक के युग के दौरान ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर के समग्र लाभ आवश्यक हैं, जहाँ सुविधा ग्राहकों की संतुष्टि में प्रमुख भूमिका निभाती है।

ग्राहक सहायता सॉफ़्टवेयर में देखने के लिए मुख्य बातें क्या हैं? [What are the main things to look for in customer support software? in Hindi]

• लागू करने में आसान(Easy to implement)

व्यवसाय अपने ग्राहकों को तुरंत समर्थन(Support) देना शुरू करने में सक्षम होना चाहिए, सॉफ्टवेयर के साथ जो एक तकनीकी बुनियादी ढांचे(Basic Infrastructure) में अच्छी तरह से फिट बैठता है।

• प्रयोग करने में आसान(easy to use)

समर्थन(Support) देना कठिन नहीं होना चाहिए सबसे अच्छा ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर(Customer service software) उपयोग करने में आसान और समझने में आसान है।

• पैमाने पर आसान(Easy to scale)

जैसा कि एक व्यवसाय बढ़ता है, इसलिए इसकी ग्राहक सेवा(Customer service) होनी चाहिए। सपोर्ट सॉफ्टवेयर में एक बढ़ती हुई कंपनी को समायोजित करने के विकल्प होने चाहिए।

• एक सहज ग्राहक अनुभव(A seamless customer experience)

एजेंट की वर्कफ़्लो कुशल होनी चाहिए क्योंकि वे ग्राहक सहायता(Customer support) प्रदान करते हैं, और ग्राहकों की बातचीत विभिन्न चैनलों में आसानी से प्रवाहित होनी चाहिए।

• विश्लेषण और रिपोर्टिंग(Analysis and reporting)

यदि लक्ष्य पूरा हो रहा है और यदि रणनीति काम कर रही है, तो एनालिटिक्स व्यवसाय को समझने में मदद करता है। रिपोर्ट करने से ऐसा लगता है कि प्रत्येक आवश्यक हितधारक देखता है कि उन्हें क्या चाहिए।

• अनुकूलन और निजीकरण(Customization and personalization)

सबसे लचीला ग्राहक सेवा सॉफ़्टवेयर(Customer service software) एक लचीले प्लेटफ़ॉर्म(Flexible software) पर बनाया गया है जो कि अधिक व्यक्तिगत ग्राहक(personal customer) अनुभव और डेवलपर विकल्प बनाने की अनुमति देता है

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किस तरह की कंपनियां ग्राहक सहायता सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकती हैं?[What kind of companies can use customer support software? in Hindi]

विभिन्न आकारों की कंपनियों के लिए ग्राहक सहायता सॉफ़्टवेयर के लिए अलग-अलग विकल्प हैं। सर्वश्रेष्ठ ग्राहक सेवा सॉफ़्टवेयर(Best customer service software) विक्रेता इन विभिन्न कंपनियों के लिए अलग-अलग विकल्प और मूल्य प्रदान करेंगे, लेकिन फिर भी उन्हें एक असाधारण उत्पाद(Exceptional product) प्रदान करेंगे जो उनकी आवश्यकताओं को पूरा कर सके।

• लघु-मध्यम व्यवसाय (SMBs)(Small-Medium Businesses)

SMB महत्वपूर्ण विकास चरणों में हैं जिन्हें सरल, अभी तक प्रभावी, ग्राहक सहायता की आवश्यकता होती है। उन्हें विशिष्ट उद्योगों से ग्राहकों की एक विस्तृत श्रृंखला को समायोजित करने की आवश्यकता होती है, जिस प्रकार का अक्सर संपर्क का एक पसंदीदा तरीका होता है। SMBs ग्राहक सेवा प्रबंधन सॉफ़्टवेयर(Customer service management software) का उपयोग कर सकते हैं कि वे कैसे विकसित करना चाहते हैं और विभिन्न एकीकरणों के साथ अनुरूप हैं जो उन्हें तेजी से सहायता प्रदान करने में मदद करेंगे।

• उद्यम(Enterprise)

ग्राहक सेवा के लिए उद्यमों की बहुत विशिष्ट आवश्यकताएं हैं, और जैसे, बहुत लचीले ग्राहक सेवा सॉफ़्टवेयर(Flexible Customer Service Software) की आवश्यकता है। वे विश्वसनीयता के लिए स्टिकर भी हैं, जो अपटाइम्स और कंप्लायंस की आवश्यकताओं के साथ हैं जो एक बड़े ग्राहक आधार के उनके समर्थन(Support) के अनुरूप होंगे। उन्हें शक्तिशाली ग्राहक सेवा सॉफ़्टवेयर(Powerful customer service software) की आवश्यकता होती है जो लाखों ग्राहकों को यह महसूस करने में मदद कर सकता है कि वे एकमात्र ग्राहक हैं जो समर्थन इंटरैक्शन(support interaction) के दौरान मायने रखते हैं।

• Startups

जबकि स्टार्टअप अपने उत्पाद का प्रमाण दिखाने और बाजार हिस्सेदारी हासिल करने पर केंद्रित हैं, फिर भी उन्हें ग्राहकों की सहायता और उन्हें बनाए रखने के लिए ग्राहक सहायता की आवश्यकता होती है। यह एक एजेंट के प्रबंधन के लिए ईमेल समर्थन(email support) के साथ एक टिकटिंग प्रणाली के रूप में सरल हो सकता है, और फिर वे आवश्यकतानुसार चैट, फोन और सामाजिक समर्थन(Social support) जोड़ सकते हैं। आदर्श रूप से, उनके ग्राहक सहायता सॉफ्टवेयर एक छोटे से ऑपरेशन की जरूरतों को पूरा करने के लिए अन्य सरलीकृत उपकरणों और बाहरी एप्लिकेशन के साथ अच्छा खेल सकते हैं।

ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर के लाभ [Benefits of Customer Service Software]

एक अच्छी तरह से लागू ग्राहक सेवा समाधान(Customer service solutions) संतुष्टि बढ़ाता है, एजेंटों को सशक्त बनाता है और समर्थन प्रक्रिया(Support process) पर प्रबंधन को पारदर्शिता और रिपोर्टिंग प्रदान करता है। ग्राहक सेवा प्रणाली के कुछ लाभ शामिल हो सकते हैं:

• Accountability increased: प्रत्येक संपर्क(Contact) का दस्तावेजीकरण(Documentation) करके, एक सिस्टम प्रबंधन को यह देखने की अनुमति देता है कि कौन सा एजेंट किस समस्या को संभाले और एजेंटों को उनके प्रदर्शन पर चल रहे फीडबैक प्रदान करे।

• Better coordination of accounts : जब बिक्री बल ऑटोमेशन सिस्टम के साथ जोड़ा जाता है, तो ग्राहक सहायता प्रणाली बिक्री और सेवा संगठनों दोनों को ग्राहक के डेटा में बेहतर पारदर्शिता प्रदान करती है। यह लाभ प्राप्त कर सकता है जैसे कि बिक्री प्रतिनिधियों को कॉल करने से पहले किसी भी बकाया मुद्दों के बारे में बताना, या किसी एजेंट को यह बताने देना कि Repair parts को पहले से ही आदेश(Order) दिया गया है ताकि ग्राहक दोहरा ऑर्डर न दें।

• Better Asset Management : ग्राहक सेवा सॉफ्टवेयर सिस्टम जो पूरी तरह से सेवा प्रेषण(Service dispatch) के साथ एकीकृत करते हैं, प्रतिनिधि को अधिक कुशलता से असाइन करने की अनुमति देते हैं। इसी तरह, इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली के साथ एकीकरण एजेंटों को ग्राहक की पुष्टि करने की अनुमति देगा कि मरम्मत(Repair) के हिस्से स्टॉक में हैं।
• Better Infrastructure Scalability : ग्राहक स्वयं सहायता प्रणाली सीधे मुद्दों को संभालती है, जिससे ग्राहकों को अधिक जटिल समस्याओं के साथ एजेंटों तक तेजी से पहुंच मिलती है। यह एक बढ़ती हुई कंपनी को ग्राहकों की संतुष्टि को बनाए रखने या सुधारने के दौरान तेज दर से विस्तार करने की अनुमति देता है।
• Reduce the time required to resolve issues : ग्राहक सेवा प्रबंधन सॉफ्टवेयर(Customer service management software) किसी समस्या को हल करने के लिए आवश्यक समय की मात्रा को कम कर देता है। इसका मतलब यह है कि समान संख्या में एजेंट अधिक मुद्दों को संबोधित कर सकते हैं, या उसी लोड को कम एजेंटों द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, Zendesk Customer support software को लागू करने के बाद YouSendIt 35 प्रतिशत तेजी से ग्राहकों को जवाब देने में सक्षम था।