Manual और Computerized Accounting के बीच अंतर क्या है?

लेखांकन(Accounting) में, वित्तीय लेनदेन(Financial transaction) को रिकॉर्ड किया जाता है, संसाधित(Processed) किया जाता है और वित्तीय विवरणों(Financial statements) को उत्पन्न करने के लिए प्रस्तुत किया जाता है, जो पाठकों(Reader) के लिए उपयोगी होता है, निर्णय लेने में। परंपरागत रूप से, लेखांकन मैन्युअल रूप से, एक प्रशिक्षित लेखाकार द्वारा, रजिस्टरों, खाता-बही, वाउचर आदि के उपयोग के साथ किया जाता है, लेकिन उभरती हुई तकनीक के साथ, आजकल, कम्प्यूटरीकृत लेखांकन(Computerized Accounting) प्रचलन में है, इसकी सटीकता(Accuracy), सुविधा(convenience) और गति(Speed) के कारण।

मैनुअल(Manual) और कम्प्यूटरीकृत प्रणाली(Computerized system) दोनों ही सिद्धांतों(Principal), सम्मेलनों(Conferences) और लेखांकन(Accounting) की अवधारणा(accreditation) पर आधारित है। हालांकि, वे केवल अपने तंत्र(Mechanism) में भिन्न होते हैं, इस अर्थ में कि लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए मैनुअल लेखांकन कलम और कागज का उपयोग करता है, जबकि कम्प्यूटरीकृत लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक रूप से लेनदेन(transaction) दर्ज करने के लिए कंप्यूटर और इंटरनेट का उपयोग करता है। 21 बेस्ट बिजनेस एकाउंटिंग सॉफ्टवेयर 2020- [21 Best Business Accounting Software 2020, in Hindi]

मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत लेखांकन के बीच अंतर क्या है? हिंदी में [What is difference Between Manual and Computerized Accounting? in Hindi]

• गति (Speed)

मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत सिस्टम(Manual & Computerized System) के बीच मुख्य अंतर गति(Speed) है। लेखांकन सॉफ्टवेयर(Accounting Software) न केवल डेटा को संसाधित(Processed) करता है और मैनुअल सिस्टम की तुलना में बहुत तेजी से रिपोर्ट बनाता है, बल्कि तेजी से डेटा प्रविष्टि(Data entry) की भी अनुमति देता है। कुल मिलाकर कम्प्यूटरीकृत लेखांकन(Computerized Accounting) आपको बहुत समय बचाएगा, क्योंकि यह इनवॉइस(Invoice), खरीद ऑर्डर(Purchase order) और पेरोल(Payroll) जैसे दस्तावेजों(Document) को जल्दी और सही तरीके से प्रिंट करने और प्रिंट करने की अनुमति देता है।

• शुद्धता (Accuracy)

पारंपरिक मैनुअल अकाउंटिंग(Traditional manual accounting) एक थकाऊ प्रक्रिया है, जिससे अकाउंटेंट को कंपनी की अकाउंटिंग जानकारी में गणितीय रूप से संख्याओं की प्रचुर मात्रा में खर्च करने की आवश्यकता होती है। सरल गलतियाँ जैसे कि नंबर को ट्रांसपोज़ करना या गलत कॉलम में जानकारी दर्ज करना महत्वपूर्ण त्रुटियाँ पैदा कर सकता है। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली सटीक वित्तीय रिपोर्ट(Computerized accounting system accurate financial report) बनाकर एकाउंटेंट को पहले से अधिक जानकारी संसाधित(Processed) करने की अनुमति देती है। इसकी दक्षता और उपयोग में आसानी के कारण, कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली(Computerized accounting system) आपको इन्वेंट्री नियंत्रण और भुगतान संग्रह में सुधार करने, समय बचाने और नकदी प्रवाह(Cash Flow) में सुधार करने की भी अनुमति देती है। लेखाकार(Accounting) संभावित रूप से त्रुटियों की तलाश में कम समय और निर्णय उद्देश्यों के लिए जानकारी का विश्लेषण करने में अधिक समय बिता सकते हैं।

• स्वचालन(Automation)

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन(Computerized accounting) की तुलना में मैनुअल लेखांकन बहुत अधिक थकाऊ है। आपको कॉलम को सही ढंग से जोड़ना होगा, अपने काम को दोबारा जांचना होगा और शारीरिक रूप से संख्याओं में लिखना होगा। इन नियमित कार्यों को कंप्यूटराइज्ड सिस्टम द्वारा कुशलतापूर्वक नियंत्रित किया जाता है, जो रिकॉर्ड को स्वचालित रूप से और चलते-फिरते अपडेट करते हैं। सभी गणना स्वचालित रूप से सॉफ्टवेयर प्रोग्राम में की जाती है, त्रुटियों को कम करने और दक्षता बढ़ाने के लिए।

• रिपोर्टिंग (Reporting)

एक मैनुअल प्रणाली के साथ, प्रत्येक पुस्तक(Books) से जानकारी का पता लगाने और उसे एक रिपोर्ट में संकलित(Compiled) करने में समय लग सकता है। लेखांकन(Accounting) की मैनुअल प्रणाली के तहत, डेटा को एक विशेष रिपोर्ट उत्पन्न करने के लिए एकत्र और संकलित करने की आवश्यकता होती है। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन त्वरित डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए अनुमति देता है। कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के साथ, किसी विशेष अवधि के लिए सूचना या रिपोर्ट जल्दी से संकलित(Compiled) की जा सकती है, क्योंकि लेखांकन सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से अवधि रिपोर्ट(Duration report) के लिए सभी प्रासंगिक खाता बही प्रविष्टियों(Relevant ledger entries) को खींच लेगा। कम्प्यूटरीकृत सिस्टम स्टॉक मूल्यांकन, लाभ और हानि, प्राप्य और देय रिपोर्ट, पेरोल और बिक्री विश्लेषण पर तत्काल रिपोर्ट प्रदान कर सकते हैं, फिर से, आपकी व्यावसायिक रणनीति में तेजी से समायोजन(Adjustment) की अनुमति देते हैं।

• अनुपालन (Compliance)

अनुपालन किसी भी व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण गतिविधियों में से एक है, जीएसटी की शुरूआत के कारण, अब और अधिक। व्यवसाय आदर्श रूप से आज्ञाकारी होना चाहते हैं, लेकिन अपने समय - उपभोग प्रकृति के कारण, उस पर कम से कम संभव समय बिताना चाहते हैं। यह प्रत्यक्ष कर(Direct tax) (आयकर, 44AB ऑडिट) या अप्रत्यक्ष (जीएसटी) हो, वर्तमान दिनों में मैनुअल पुस्तकों में यह सब संभालना असंभव है। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन आगे का रास्ता है, जो लेनदेन स्तर के अनुपालन के लिए त्वरित जांच, पुस्तकों के मिलान और अंततः सटीक व्यापारिक डेटा के आधार पर सटीक रिटर्न दाखिल(Accurate return filing) करने की अनुमति देता है।

• बैकअप (Backup)

मैनुअल और कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के बैकअप में आसानी है। आग या अन्य दुर्घटना के मामले में सभी लेनदेन को बचाया और वापस लाया जा सकता है। जब तक आप सभी पृष्ठों की प्रतियाँ नहीं बनाते, जो कि अपने आप में एक लंबी और अकुशल प्रक्रिया(Inefficient process) है, आप कागजी रिकॉर्ड के साथ ऐसा नहीं कर सकते। एक दुर्घटना के मामले में, कम्प्यूटरीकृत सिस्टम डेटा हानि से जल्दी ठीक होने की अनुमति देते हैं।

• डेटा भंडारण, सुरक्षा और प्रबंधन (Data Storage, Security & Management)

मैनुअल सिस्टम में, जहां खातों(Accounts) को पुस्तकों(Books) में बनाए रखा जाता है, इसके लिए महत्वपूर्ण व्यवसाय डेटा को संग्रहीत(Stored) करने के लिए बहुत प्रयास की आवश्यकता होती है - क्योंकि इसमें स्थान(Location) की आवश्यकता होती है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि डेटा की सुरक्षा से समझौता हो जाता है, क्योंकि व्यवसाय के स्वामी को अपने संगठन में कुछ व्यक्तियों पर अपना भरोसा रखने की आवश्यकता होती है और आशा करते हैं कि कुछ भी गलत नहीं होगा। कम्प्यूटरीकृत लेखांकन व्यवसाय डेटा को संग्रहीत करने के लिए एक मजबूत प्रणाली की अनुमति देता है, जैसे कि इसे डेटा संग्रहीत करने के लिए कम प्रयासों और लागतों की आवश्यकता होती है, और संगठन(Organization) के भीतर स्वचालित सुरक्षा स्तरों को सेट करने की भी अनुमति देता है, जो व्यवसाय के मालिक को मानसिक शांति देगा।

मैनुअल लेखा की परिभाषा क्या है? हिंदी में [What is the definition of manual accounting? in Hindi]

मैनुअल अकाउंटिंग, जैसा कि नाम से संकेत मिलता है, एक पेपर-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम है, जिसमें जर्नल (Journal) और लीडर रजिस्टर(Ledger Register), वाउचर, अकाउंट बुक्स का उपयोग किसी संगठन के वित्तीय लेनदेन को स्टोर, वर्गीकृत और विश्लेषण करने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग अक्सर छोटे व्यापारियों द्वारा किया जाता है, जैसे कि एकमात्र मालिक, दुकानदार, आदि, जो कम लागत के कारण, व्यापार लेनदेन के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए।

मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम के फायदों में से एक इसकी आसान पहुंच है। यह गोपनीयता की भी विशेषता है, जो संवेदनशील जानकारी को हैकिंग मुक्त(Hacking Free) बनाता है। फिर भी, मैन्युअल खातों(Manual Accounting) को केवल तभी सही तरीके से तैयार किया जा सकता है जब लेखाकार को बहीखाता पद्धति(Bookkeeping) और लेखांकन का अच्छा ज्ञान हो। Tally.ERP 9 क्या है?[What is Tally.ERP 9? in Hindi]

इसके अलावा, मानवीय त्रुटि, जैसे कि लेन-देन की गलत रिकॉर्डिंग, लेन-देन की चूक, आंकड़ा पारगमन(Data transit) और इसके बाद, मैन्युअल खातों(Manual Accounting) की तैयारी को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है, जबकि होने की संभावना है।

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन की परिभाषा क्या है? हिंदी में [What is the definition of computerized accounting? in Hindi]

कम्प्यूटरीकृत लेखांकन को लेखांकन प्रणाली के रूप में वर्णित किया जा सकता है जो विश्लेषण के लिए कंप्यूटर प्रणाली और पूर्व-पैकेज्ड, अनुकूलित या अनुरूप लेखा सॉफ्टवेयर(Analog accounting software) का उपयोग करता है, वित्तीय लेनदेन का रिकॉर्ड(Financial transaction record) रखने और वित्तीय विवरणों को उत्पन्न करने के लिए।

कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली(Computerized accounting system) एक डेटाबेस की अवधारणा(accreditation) पर निर्भर करती है। लेखांकन डेटाबेस को सक्रिय इंटरफ़ेस(Active interface) के साथ व्यवस्थित रूप से बनाए रखा जाता है, जिसमें लेखांकन Applications program और रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग किया जाता है। दो प्राथमिक अनिवार्य हैं:

• लेखांकन ढांचा(Accounting structure): ढांचे में अभिलेखों(records) को बनाए रखने के लिए सिद्धांतों और समूहन संरचना शामिल है।
• ऑपरेटिंग प्रक्रिया(Operating procedure): डेटा को स्टोर और प्रोसेस करने के लिए सिस्टम को संचालित करने के लिए एक उचित प्रक्रिया(due process) है।